會議召開的要領

 

公會召開之會員大會、理事會、監事會及委員會均為合議制會議,與會人員若能熟悉議事規則,必能提升合議制會議之議事效率,茲以台灣省土木技師公會之相關議事規則為例,整理出簡要之「會議召開的要領」如下,疏漏處尚請不吝指正:

一、基本要領

1.了解本次會議出席人員是否需要迴避(查閱簽到簿),遇有與利害關係事項,應注意請其迴避。

2.主席應居於公正客觀超然之地位主持會議,不得有主觀之好惡,個人成見,嚴格執行會議之規則,維持會場之秩序,使會議順利進行。

3.主持會議時,應耐心聆聽,對於討論事項,以不參與發言、討論與表決為原則,如必須參與發言,須先說明離開主席之地位,俟該議題討論完畢後回復主席地位。

4.提案依下列規定提出:

(1)會員大會:一般提案應附具案由、說明、辦法;有關本會規章、章程之提案應附具案由、條文、理由;;除理、監事會可當然提案外,一般提案應有出席人五人以上之連署,有關本會規章、章程之提案應有出席人十五人以上之連署。且以上之提案須於開始分組審查提案五日前以書面送交大會議事組彙辦。

(2)理事會:一般提案應附具案由、說明、辦法;有關本會規章、章程之提案應附具案由、條文、理由;除理事長及各委員會輔導理事可當然提案外,其他理事一般提案應有出席人一人以上之連署、有關本會規章、章程之提案應有出席人三人以上之連署。且以上之提案須於理事會開會十日前、其他會議須於開會五日前以書面提出,但因緊急事故時,不在此限。

另交付委員會或專案小組之審查案、研究案經其開會研議後,須以書面將其會議紀錄於理事會開會十日前送還理事會,但因緊急事故時,不在此限。該審查案、研究案會議之召集人並應列席說明審查、研究意見。

(3)監事會:提案應附具案由、說明、辦法;除常務監事可當然提案外,提案應有出席人一人以上之連署。

5.臨時動議之提出:

出席人得提出臨時動議,在會員大會時須有十人以上(有關規章之提案應附具條文、理由,並有出席人二十五人以上)之附議、在理事會時須有二人以上(有關規章之提案應附具條文、理由,並有出席人六人以上)之附議、在監事會時須有一人以上之附議。

二、議程之掌控

1.主席應依照議程主持會議,各項程序時應果斷予以宣布導引,例如:宣布開會、請司儀宣布下一個程序、宣布選舉結果、宣布休息、宣布散會等。

2.嚴格控制會議時間。

3.有司儀之會議應先與司儀連繫,會議時適時引導司儀,以利會議進行。

三、會場秩序及主持發言之維護

1.與會人員請求主席准其發言時,主席以點頭、手勢或出聲等方式請其發言。出席人就同一提案之發言,以二次為限,每次會議發言時間以五分鐘為限,但經主席許可者,不在此限。提案說明、質疑問答、事實資料補充、工作或重要事項報告,則不受此項限制。

2.發言者如言論超出議題範圍,或違反會議禮貌,或發言損及他人人格,或其他違反議事規則情事者,主席應適時加以制止。連署人或附議人不得發表與反對原提案之意見。

3.如制止不聽,或故意鬧事,情節重大,得經會議通過,為處分之決議,其處分方式包括停止其出席、向與會人員致歉等。

4.主席對於發言者之意見,應傾聽並確實了解其意義,發言者說不清楚,會眾有聽不清楚之虞時,可摘要轉述,並防止與會人員因溝通不良產生誤會。

四、報告事項之處理

例行之報告事項,如已列入書面者,可請與會人員自行參閱,或請司儀或其他人員摘要報告。報告後即徵詢與會人員有無異議,如無異議,即照案通過,如有異議,應提付討論及表決。

五、討論及動議之處理

1.提案依議程之順序討論,會議中提出之動議亦逐一進行,同一時間討論一個動議。

2.會議進行中,與會人員如針對某議案(主動議)提出附屬動議(依優先順序為散會或擱置、停止討論、延期討論、付委、修正、復議等動議),則依據優先順序處理,順序較高的附屬動議要先討論,有順序較高的附屬動議討論時,不能允許提出順序較低之附屬動議。

3.在討論或表決主動議或附屬動議時,如有人另提出偶發動議(即權宜問題、秩序問題、會議詢問、申訴、撤回、收回等動議),要先處理,權宜問題最優先,次之為秩序問題,其他再次。

4.當有人發言時,或表決、選舉時,如其他人要提動議,主席應制止不予同意,但權宜問題、秩序問題、會議詢問及申訴動議不在此限。

5.一般會議通常甚為單純,並非所有動議均有出現,在討論議案時,較常出現之動議僅有修正動議而已,因此主席主持會議時不必過於拘束,只要掌握基本原則,配合會議特性靈活運用。

6.如有人對於議案提出修正動議,不論多寡,可從新修正案開始逐一解決,關於人選、款項、時間、數字等事項,依提出之先後順序,依次表決至通過各項內之其一為止。

※動議分類及優先次序如下:

1.權宜問題:議場偶發事件,足以影響出席人權利者。例如:議場喧擾,影響聽覺。對表決結果發生疑問。不用附議、討論,由主席裁示。

2.秩序問題:會議程序發生錯誤,或發生足以破壞議事秩序之事件。例如:發言超出議題範圍,出席人得請求主席糾正。不用附議、討論,由主席裁示。

3.申訴:不服主席對權宜問題和秩序問題之裁定,得提申訴,經三人附議後始得成立。成立後由出席者表決,可否同意維持主席裁定。

4.撤回提案:提案未付討論前,由提案人徵得連署人同意得撤回。如已付討論須由主席徵得全體出席人無異議方得撤回。

5.收回動議:動議未經附議前得由動議人收回,附議後須經附議人同意方得收回。如主席已處理,由主席徵得全體出席人無異議方得收回,有異議則逕付表決。

6.散會(休息)動議:應經附議,不用討論逕付表決。

7.擱置動議:對討論中的議題自本次會議議程中抽出不再處理。應經附議,不用討論逕付表決。

8.停止討論動議:提案之討論,主席得於適當時間,宣告討論終結。出席人提出停止討論動議,經三人以上附議,不用討論逕付表決。此項表決,經出席人過半數同意為通過。

9.延期討論動議:認為還有因素尚待確定,目前並非討論議題之合適時機,可提出新時間延期討論。應經附議,討論後表決。

10.付委動議:議題案情複雜,不易處理時,得將全部或一部交付委員會處理。委員之產生由大會推選或授權推選。委員會得另作紀錄,不得刪改大會原件。委員會對付委案件處理完成後應向大會提出報告,並對委員會中少數異見另提少數異見報告。應經附議,討論後表決。

11.修正動議:詳如後述。應經附議,討論後表決。

12.復議動議:本會出席人對決提案提出復議,應具備下列條件:

(1)決提案尚未著手執行者。

(2)具有與原決提案不同之理由者。

(3)須提出於同次會議或同一次會之下次延會,提出於同次會議者,須有他事相間;提出下次會議者,須證明提出人係屬原決提案之得勝方面者,如係無記名投票須證明提出人未曾發言反對原決提案者。

前項復提案,於開會前以書面提出者,在會員大會時須有出席人十人以上之連署;於開會時間以書面或口頭提出者,須有出席人二十五人以上之連署。在理事會時須有出席人三人以上之連署;於開會時間以書面或口頭提出者,須有出席人五人以上之連署。在監事會時須有出席人一人以上之連署。

復議動議經可決或否決後,對於同一決提案,不得再為復議之動議。

※修正案之處理:

修正案提出後,得由原提案人或原動議人自動接納,成為原提案或原動議之
一部分。未經接納或出席人有反對接納時,按以下兩式之一處理。

甲式:分層修正

對原案可提出第一修正案(第一層),針對第一修正案可再提第二修正案(第二層)。處理時先處理第二修正案,第二修正案可決時,第二修正案即取代原第一修正案成為新的第一修正案。可對新的第一修正案再提新的第二修正案。

無第二修正案提出時,即處理第一修正案,第一修正案可決時,第一修正案即取代舊的原案成為新的原案。可對新的原案再提新的第一修正案。

無第一修正案提出時,即處理原案。原案獲可決或否決時議案即處理結束。任一層討論時均可提出「替代案」。替代案如獲通過,即為新的原案,舊原案、第一修正案、第二修正案均打消。

乙式:並列修正

各修正案與原案並列提出,同時討論。表決時就其與本題旨趣最遠者先行表決。

各修正案若不相容時,其中之一通過,其餘不必表決。

※主席針對修正案可取甲式或乙式進行處理,一般而言乙式較甲式實用。

六、表決之處理

1. 本會提案之表決,除本會章程及議事規則特別規定外,以出席人多數同意為通過。表決時可否同數,主席得加上可方使其通過。或於可方多於否方一票,加入否方使其否決。提案表決額數之計算,以在場之出席人表示可、否兩種意見人數為準,出席人對本身有利害關係之提案,不得參與表決,計算人數時,並予減除。單純案件一般只需徵詢會眾有無異議,如無異議即宣布照案通過,不必每案均付諸表決。

2.提案之表決,得依下列方法之一行之:

(1)舉手表決。

(2)起立表決。

(3)口頭表決。

(4)記名表決。

(5)無記名投票表決。

前項第一款、第二款、第三款方法,由主席決定宣告之。第四款方法,由主席徵得出席人過1/5同意或由出席人提議,會員大會時並有五人以上附議(理事會時有三人以上附議、監事會時有一人以上附議)經表決過1/5時採用之。第五款方法,由主席徵得出席人多數同意或由出席人提議,會員大會時並有五人以上附議(理事會時有三人以上附議、監事會時有一人以上附議),經表決多數同意時採用之。

3.如有人對表決結果發生疑問,主席可同意再表決一次。

七、選舉之處理

1.主席在選舉前,要親自指定人員說明選舉之名稱、職位、應選名額、選舉方法等事項。如係票選要說明無效票之鑑定方法。但已列有書面者,可請會眾自行參閱,以節約時間。

2.主席在發票前應指定或由出席人推定選務人員,包括發票、唱票、監票、計票等人員。

3.選舉進行時,如有人干涉他人選舉,或將選票攜出會場時,主席應予制止。

4.選舉揭曉後,主席或指定人員應當場宣布選舉結果。

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